Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de website www.intelica.nl en op de diensten van .intelica. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

.intelica
Preludestraat 79
2553 SX Den Haag
Telefoon: 070-4305710
E-mail: info@intelica.nl
KvK-nummer: 9685758

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem dan contact met ons op via bovenstaande gegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt of die nodig zijn om onze diensten te leveren:

• Contact- en offerteformulier: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, de dienst waarin u interesse heeft en uw bericht.
• Helpdeskformulier: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, prioriteit en de omschrijving van uw probleem.
• Technische gegevens bij het versturen van een formulier: uw IP-adres en het tijdstip van verzending, ter voorkoming van misbruik en spam.
• Klanten: naam, bedrijfsgegevens, contactgegevens, factuur- en betaalgegevens en de gegevens die nodig zijn om de afgesproken diensten uit te voeren (zoals gebruikersaccounts bij ICT-beheer, Microsoft 365, e-mail of telefonie).
• Hulp op afstand: tijdens een sessie kunnen wij, uitsluitend met uw toestemming, meekijken op uw scherm. Wij slaan daarbij geen gegevens van uw computer op, tenzij dat nodig is voor het oplossen van het probleem en u daarmee instemt.
• Telefoon, e-mail en WhatsApp: de gegevens en berichten die u ons via deze kanalen stuurt.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid of religie) en geen gegevens van personen jonger dan 16 jaar, tenzij daar toestemming van een ouder of voogd voor is.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doelen, met de bijbehorende grondslag uit de AVG:

• Het beantwoorden van uw vraag, het opstellen van een offerte of het afhandelen van een helpdeskmelding (op uw verzoek, voorafgaand aan of ter uitvoering van een overeenkomst).
• Het uitvoeren van onze diensten, zoals het bouwen en onderhouden van websites, ICT-beheer, beveiliging, e-mail en telefonie (uitvoering van de overeenkomst).
• Het versturen van facturen en het voeren van onze administratie (wettelijke verplichting).
• Het beveiligen van onze website en formulieren tegen misbruik en spam (gerechtvaardigd belang).

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering en wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Contact- en offerteaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Helpdeskmeldingen: zolang dat nodig is voor de afhandeling en maximaal 24 maanden daarna, zodat wij terugkerende problemen kunnen herkennen.
• Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt. Gegevens die wij volgens de fiscale bewaarplicht moeten bewaren (zoals facturen) bewaren wij 7 jaar.

5. Delen wij uw gegevens met anderen?

Wij delen uw gegevens alleen met partijen als dat nodig is voor het uitvoeren van onze diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk aan:

• onze hostingpartij, waar deze website en ons e-mailverkeer draaien;
• leveranciers van software die wij gebruiken voor administratie, helpdesk en hulp op afstand;
• leveranciers van diensten die u via ons afneemt, zoals telefonie of Microsoft 365, voor zover dat nodig is om de dienst te leveren.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat zij hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid bieden. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij daarvoor passende waarborgen gelden.

6. Cookies en externe diensten

Onze website plaatst geen tracking- of advertentiecookies en gebruikt geen analysediensten. Wanneer u een formulier verstuurt, wordt alleen een functionele sessiecookie geplaatst om spam te voorkomen. Deze cookie wordt verwijderd zodra u uw browser sluit. Voor functionele cookies is geen toestemming nodig.

De lettertypen en afbeeldingen van deze website worden vanaf onze eigen server geladen. Klikt u op de WhatsApp-knop, een link naar Google Maps of de website van een klant, dan verlaat u onze website. Op die websites geldt het privacybeleid van de betreffende partij.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Onze website gebruikt een beveiligde verbinding (SSL/HTTPS), toegang tot systemen is beveiligd met sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, tweestapsverificatie. Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact met ons op.

8. Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen de verwerking, de verwerking laten beperken en uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen (dataportabiliteit). Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken.

Een verzoek kunt u sturen naar info@intelica.nl. Om zeker te weten dat het verzoek van u afkomstig is, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan horen wij dat graag. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten of de wet veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Deze versie is vastgesteld op 11 november 2026.